De 5 grootste tijdvreters in een zorgpraktijk (en hoe je ze opspoort)

Elke praktijk heeft ze: taken die veel meer tijd kosten dan iedereen denkt. Ze vallen niet op omdat ze in stukjes door de dag verspreid zitten. Maar tel je ze op, dan gaat er zomaar een dagdeel per week in zitten; per medewerker.

Hieronder de vijf die ik in de praktijk het vaakst tegenkom. Bij elk staat een mini-meting van hooguit een week, want zichtbaar maken is het halve werk.

1. De telefoonpiek die alles platlegt

Tussen 8:00 en 10:00 staat de lijn roodgloeiend en blijft al het andere werk liggen. Dat inhalen kost de rest van de dag.

Meet het zo: turf twee ochtenden lang per gesprek het onderwerp. Herhaalrecept? Uitslag? Afspraak verzetten? Je ziet meteen welke gesprekken ook buiten de piek of via een ander kanaal hadden gekund.

2. Dubbele registratie

Hetzelfde gegeven in twee systemen, of eerst op papier en dan digitaal. Dertig seconden per keer klinkt onschuldig; twintig keer per dag maal vier medewerkers niet meer.

Meet het zo: vraag elke collega één dag te noteren welk gegeven ze meer dan één keer hebben ingevoerd. De lijst is meestal kort en heel herkenbaar; en daarmee direct je verbeteragenda.

3. Zoektijd

Waar staat het aanvraagformulier, wat was de afspraak met die specialist, wie heeft de brief van mevrouw De Vries? Zoektijd is de meest onzichtbare tijdvreter, omdat niemand hem als “werk” registreert.

Meet het zo: zet een week lang een turfblokje bij de balie en de werkplekken: elke keer dat iemand iets langer dan een minuut zoekt, één streepje plus het onderwerp. De top drie schreeuwt om één vaste vindplek.

4. Herstelwerk

Afgewezen declaraties opnieuw indienen. Terugbellen omdat de eerste boodschap onvolledig was. Een verwijsbrief aanpassen omdat er een gegeven ontbrak. Dit werk bestaat alleen omdat iets eerder niet in één keer goed ging, en het is bijna altijd te voorkomen.

Meet het zo: noteer een week lang elk “opnieuw”: opnieuw ingediend, opnieuw gebeld, opnieuw gemaakt. Zoek per soort de oorzaak van de eerste keer. Eén ontbrekend veld in een werkinstructie kan tientallen herstelacties per maand veroorzaken.

5. Werk dat op de verkeerde plek ligt

De arts die administratie doet die de assistente kan doen; de assistente die uitzoekwerk doet dat geautomatiseerd kan. Iedereen is druk, maar niet iedereen doet het werk dat bij zijn of haar rol en tarief past.

Meet het zo: laat iedereen aan het eind van één drukke dag drie taken opschrijven waarvan ze dachten: dit hoort eigenlijk niet bij mij. Leg de lijstjes naast elkaar; de patronen zijn meestal binnen tien minuten duidelijk.

Van meten naar oplossen

Deze mini-metingen kosten samen minder dan een week aandacht en leveren een concrete verbeterlijst op. Wil je begrijpen hoe je die lijst vervolgens aanpakt zonder dat het een project wordt dat naast het werk verzuipt, lees dan Lean in de zorg: drie principes voor een kleine praktijk.

En wil je het liever in één keer grondig en objectief? Precies dit, meten waar de tijd weglekt en prioriteren wat het meeste oplevert, is wat ik doe in de Praktijkscan: in twee weken een verbeterrapport met concrete, geprioriteerde acties. Voor de eerste drie klanten geldt een introductieprijs én een niet-tevreden-garantie.