Lean in de zorg: drie principes voor een kleine praktijk

Zeg “Lean” en veel mensen zien stickies, stroomschema’s en adviseurs met jargon. Zonde, want onder al die aankleding zit een heel nuchter idee: kijk waar tijd en moeite weglekken zonder dat de patiënt er iets aan heeft, en haal dat weg.

Ik ben Lean Six Sigma Orange Belt en heb de methode in de zorg leren gebruiken waar hij het hardst nodig is: op de werkvloer, tussen de telefoontjes door. Dit zijn de drie principes die in een kleine praktijk het meeste opleveren; zonder één Japans woord.

Principe 1: volg het werk, niet de mening

Vraag een team waar de werkdruk zit en je krijgt gevoelens: “de telefoon is een gekkenhuis”, “de administratie is te veel”. Allemaal waar, maar je kunt er niets mee. Volg in plaats daarvan één werkstroom van begin tot eind. Neem de verwijsbrief: wanneer komt de aanvraag binnen, waar wacht hij op, hoe vaak wordt hij opgepakt en weer weggelegd, wanneer is hij de deur uit?

Wat je vrijwel altijd ontdekt: het meeste tijdverlies zit niet in het wérk, maar in het wachten en het opnieuw oppakken. Een brief die drie keer wordt opgepakt kost drie keer opstarttijd. Dat zie je pas als je het werk volgt.

Principe 2: onderscheid drukte van verspilling

Niet alle drukte is nuttig werk. Lean kent een simpele vraag om het verschil te zien: heeft de patiënt hier iets aan? Drie veelvoorkomende soorten verspilling in een praktijk:

• Dubbele registratie: hetzelfde gegeven in twee systemen invoeren. De patiënt merkt er niets van, jij doet het twintig keer per dag.
• Zoektijd: waar staat dat formulier, wie had die brief? Onzichtbaar op papier, voelbaar in de werkdruk.
• Herstelwerk: terugbellen omdat de eerste boodschap niet compleet was, declaraties opnieuw indienen na een afwijzing. Werk dat alleen bestaat omdat het eerder niet in één keer goed ging.

Wie een week lang deze drie turft, heeft daarna geen discussie meer over wáár de verbetering moet beginnen.

Principe 3: verbeter één ding tegelijk, en maak het af

De valkuil na zo’n analyse: alles tegelijk willen aanpakken. Grote verbeterplannen sterven in de zorg een stille dood, want het gewone werk gaat altijd voor. De Lean-route is saaier en effectiever: kies de kleinste verandering met het grootste effect, voer hem volledig door, borg hem in een werkafspraak, en pak dán pas de volgende.

Eén afgemaakte verbetering die blijft staan is meer waard dan vijf halve. En het team gaat mee, omdat het resultaat zichtbaar is voordat de energie op is.

Waar begin je?

Als dit logisch klinkt maar je niet weet welke werkstroom je als eerste moet volgen: dat is precies de vraag waarmee ik praktijken help op de pagina procesverbetering in de zorg. En wil je eerst zelf op jacht naar de grootste lekken, lees dan De 5 grootste tijdvreters in een zorgpraktijk.

Liever meteen weten waar de winst in jouw praktijk zit? Met de Praktijkscan breng ik het in twee weken voor je in kaart, met een concreet verbeterrapport erbij.